Executive Assistant 2.800 00 (3955)
- Banen
X EQUO WervingandSelectieandDetachering B V
The Team Assistant assists the Vice President Financial services in a personal assistant capacity and supports him in his work. In addition the Team Assistant provides assistance to the local team or Department. Key Result Areas: Responsible for general secretarial activities, including independently drafting, editing and filing of the incoming and outgoing correspondence, agreements and other documents in English and/or Dutch; Prepare correspondence, agreements, presentations and other documents; Maintain company database; Manage the calendars of the VP, make appointments and set priorities; Track filing / action deadlines on the office calendar; Schedule and organize meetings and takes minutes if necessary; Plan and organize international travel for the department including arranging visas and keeping track of the budget; Oversee staff participation in conferences and maintain an overview of conferences, etc. that are relevant for the department; Completes Expense reports; Liaise / coordinate with other assistants on the cooperation between departments, office events, etc.; Receives guests and visitors; Responsible for preparing purchase orders, ordering goods/services and communicating with Finance on all billing issues; Manage and organize all necessary equipment for the team (telephones, computer, copiers, etc.) are operable on a daily business; Keeping track of the whereabouts of the department and leave tracking (personal leave, sick leave, etc.). Personal leave is communicated to HR and work days outside of the country (business travel) are tracked for Tax purposes. Finance: Assisting the Finance department with e.g. collecting withholding tax certificates from customers and residents, handling of incoming checks, invoice mail-out, coding invoices for Finance and Facilities, assisting in making bank entries into the financial system, contact person, administration and coordination work for American Express; Back up for the Travel Manager regarding the Travel & Expense Claim modules re trouble shooting, system maintenance, provide training sessions to new staff, local contact person hotels and vendors; Back-up to the Facilities Manager when he is absent; Back-up Reception, Coordination Reception, organizing schedules and coordinating extra work. Key Performance Indicators: Timely execution of work planning within specifications; Meeting or exceeding customer requirements; Produce office leave charts and tracks departmental travel; Timely submittal of travel requests, travel plans and expense reports.
Rijswijk (ZH)
HBO
32 - 40 uur
Solliciteren
| Executive Assistant Management Ondersteuning Organisatieinternationaal, dynamisch ConsultancyFunctiebeschrijvingJe bent een executive assistant met een duidelijk klantgerichte instelling en uitstekende secretariële en organisatorische vaardigheden. Jouw sociale en communicatieve vaardigheden zijn goed ontwikkeld en je kunt met de nodige creativiteit prioriteiten stellen en inspelen op snel wisselende situaties en ad hoc werkzaamheden. In een team van professionals voel je je thuis en je laat je niet gauw uit het veld slaan. Je hecht belang aan kwaliteit evenals accuratesse en efficiëntie. Je bent pro-actief, stelt goed prioriteiten en bent ijzersterk in het organiseren van het werk. Je voelt je thuis in een internationale en dynamische werkomgeving. De standplaats is ons kantoor in Amsterdam Zuid.Een Executive Assistant werkt voor ca 4 Senior Executives (directieleden) van Accenture NederlandWerkzaamheden: Agenda management (organiseren van interne en externe meetings, events en workshops) Organiseren van zakelijke (multileg) reizen Creëren van purchase orders Contractopmaak en beheerFunctie-eisen MBO of HBO opleiding, bij voorkeur een management assistant opleiding Enige jaren werkervaring bij voorkeur opgedaan in de zakelijke dienstverlening/internationale organisatie; Uitstekende kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift en Bekend met MS Office pakket (Word, Excel, Powerpoint en Outlook)ArbeidsvoorwaardenIn eerste instantie tijdelijke aanstelling (bij goed functioneren wellicht uitzicht op vast) binnen een grote internationale organisatie. |
| Junior Executive Assistant Acs A Xerox Company Banen Voor deze vacature zijn wij op zoek naar een discrete Junior Executive Assistant met een flexibele en positieve instelling. Jij bent iemand met pit die weet van aanpakken en in staat is zelfstandig te werken. Je beheerst de Nederlandse en de Engelse taal (zowel in woord als in geschrift), beheersing van de Duitse taal is een pré. Daarnaast ben je zeer vaardig in het gebruik van MS Office en het internet, en heb je bij voorkeur werkervaring in een internationale omgeving. |
| Senior Executive Assistant (amsterdam) Hbo/wo Banen YER Support Professionals bemiddelt sinds 2007 een nieuwe generatie ondersteuners. Op interim en werving & selectie basis recruiten wij hoogopgeleid management ondersteunend personeel zoals personal assistants, office manager en directie assistenten. Voor een nieuwe klant van YER Support Professionals in Amsterdam komen wij graag in contact met een senior executive assistant (met office management taken/ leidinggevende taken). We zoeken een senior die enerzijds PA is voor de directie en anderzijds eindverantwoordelijk is voor het secretariaat. De organisatie is actief in de financiele dienstverlening en is hard op weg te groeien in Nederland. Voertaal is Nederlands en Engels (extern). Actief in diverse landen wereldwijd. Functie De Senior Executive Assistant is een nieuwe functie binnen de organisatie. Zij/hij ondersteunt de directie en is eindverantwoordelijk voor het secretariaat. Primaire verantwoordelijkheden: 1. secretariële ondersteuning van de directie agendabeheer reisbeheer voor het managementteam voorbereiden van presentaties coördinatie van het elektronisch archief coördinatie van interne en externe evenementen en meetings 2. structureren van secretariële/administratieve processen binnen de Nederlandse vestiging coördineren van het dagelijkse office support (receptie, koerier, lunch, beveiliging, facilitaire zaken, administratieve taken, voorraad) 3. HR ondersteunende verantwoordelijkheden 4. Ondersteuning bieden in projecten 5. Aansturen van het secretariaat |
| Executive Assistant (la7465) Banen Voor een technisch bedrijf is Personato Werving en Selectie op zoek naar een Executive Assistant. Als Executive Assistant ben je de rechterhand van de Business Development Director. Je takenpakket ziet er als volgt uit: - Beheren en onderhouden van de agenda van de Business Development Director. - Het voorbereiden agenda's. - Organiseren van meetings en conferenties in binnen- en buitenland. - Coördineren van reizen. Incidenteel reis je zelf ook naar het buitenland. - Verwerken van statistieken en voorbereiden van managementrapportages. - Administratieve ondersteuning Business Development Director. - Internationale contacten, voornamelijk met Afrika. |