Afdelingssecretaresse

Banen
Connexions Uitzendorganisatie
De Expertisegroepen Gebruikersinstallaties worden gevormd door groepen van specialisten op diverse terreinen, zoals transportsystemen (liften, bagageafhandeling, enz.), beveiliging toegangs- en brandbeveiliging), communicatienetwerken (de infrastructuur voor alle vormen van communicatie in een gebouw) en medische/laboratoriuminrichting (de inrichting van bijv. operatiekamers en laboratoria). Deze expertisegroepen hebben gezamenlijk een manager en een afdelingssecretaresse. Naast diverse inhoudelijk werkzaamheden (zie onder) heeft de secretaresse een belangrijke verbindende rol, mede doordat de verschillende groepen verspreid over het gebouw gehuisvest zijn. De secretariële en projectondersteunende werkzaamheden bestaan uit: behandeling van inkomende correspondentie; het verzorgen van uitgaande correspondentie (veelal brieven en rapporten die betrekking hebben op de projecten van de afdeling); beheer van de agendas; voorbewerken en notuleren van vergaderingen; overige administratieve taken, zoals vakantieplanning, doorgeven ziekmeldingen aan P&O, controleren urenbesteding medewerkers; overige werkzaamheden in het kader van de projecten en van de ondersteuning van de projectteams (bijv. Power Point-presentaties).
Voorburg
MBO
32 - 40 uur

Solliciteren

Vacature Compare : Van vacature naam

Afdelingssecretaresse Hr&communicatie&services M/v
Banen
. Ondersteuning aan de manager en medewerkers van de afdeling HRCS . Postbehandeling . Telefoonbehandeling . Notuleren bij vergaderingen . Het opstellen van rapporten en presentaties . Uitwerken van verslagen . Administratie van de verzuimregistratie . Agendabeheer van de afdeling . Archiefwerkzaamheden

Solliciteren »

Secretaresse (32 Uur)
Banen
Je werkt 4 dagen per week op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag. Dit zijn vaste dagen waar niet van afgeweken kan worden! Als Afdelingssecretaresse ondersteun je op maandag en dinsdag de Sales Director en de Operations Director. Op donderdag en vrijdag ondersteun je als Secretaresse het Directiesecretariaat en de afdeling Marketing. Het betreft een duobaan voor twee aparte afdelingen waarbij een goede organisatie, heldere communicatie en overzicht behouden van essentieel belang is! Het betreft een veelzijdige en uitvoerende functie. Werkzaamheden bestaan uit: - Het voorbereiden van vergaderingen voor wat betreft benodigde stukken, vergaderruimten en apparatuur, e.d; - Notuleren van vergaderingen en het maken van de verslagen aan de hand van actielijsten; - Het verzorgen van de uitgaande post ten behoeve van het MT- lid (in de Nederlandse of Engelse taal), aan de hand van (soms summiere) gegevens, eigen inzicht of concept; - Het bijhouden van het elektronisch archief van het MT- lid; - Het bewaken van de voortgang van besluiten en zonodig appelleren; - Het aanleveren van een correcte en volledige overdracht; - Het verrichten van overige secretariaatswerkzaamheden; - Je hebt een vraagbaakfunctie binnen de afdeling naar afdelingen c.q. personen uit de organisatie; - Je weet om te gaan met vertrouwelijke informatie; - Overnemen van werkzaamheden van andere Secretaresses; - Je bent als zijn/ haar zogenaamd sociaal geweten correctief naar de leidinggevende; - Overnemen van zoveel mogelijk werk van het MT- lid; - Verrichten van specifieke beheerstaken binnen de afdeling; - Postverwerking, zo mogelijk zelf behandelen; - In afwezigheid/ bezet zijn van het MT- lid beoordelen of binnenkomende telefoongesprekken een directe afhandeling vereisen en daartoe actie ondernemen; - (complex) Agendabeheer; - In overleg met het MT-lid afspraken maken en vastleggen.

Fondsenwerver Bij Diabetes Fonds
Andere Marketing ReclameandCommunicatie
Het Diabetes Fonds ziet het als zijn belangrijkste missie om diabetes en de complicaties daarvan te helpen voorkomen en genezen. Daarnaast is kwaliteit van leven een belangrijk doel: zorgen dat complicaties worden voorkomen of uitgesteld, of dat ze beter behandelbaar worden. Daarmee wil het fonds bereiken dat mensen met diabetes langer en comfortabeler kunnen leven, zo min mogelijk gehinderd door andere aandoeningen en met optimale begeleiding. Het Diabetes Fonds wil zijn missie vooral bereiken door kennis te stimuleren. Kennis over de oorzaken van diabetes en de complicaties daarvan is de sleutel tot het vinden van oplossingen. Daarom investeert het fonds zo'n 60% van het beschikbare budget in wetenschappelijk onderzoek. Kennis is ook voor consumenten van belang. Zij moeten meer weten over diabetes, de oorzaken, de complicaties en vooral over oplossingen, zodat zij er zelf wat aan kunnen doen. Het andere deel van het budget (40%) wordt daarom besteed aan publieksvoorlichting over diabetes en over onderzoeksresultaten. Het diabetesprobleem is omvangrijk. In Nederland hebben nu ongeveer 1 miljoen mensen diabetes, jaarlijks komen er ongeveer 70.000 mensen bij. Dat betekent 200 nieuwe gevallen per dag. Diabetes is al lang geen ouderdomsziekte meer, maar vormt een risico voor alle leeftijden. Naast ouderdom zijn overgewicht en gebrek aan lichaamsbeweging belangrijke risicofactoren van de aandoening. Bij het Diabetes Fonds werken in totaal 33 medewerkers, verdeeld over 3 afdelingen, Kennis & Onderzoek, Algemene Zaken en Communicatie & Relatiemanagement. Voor de collecte zijn zo'n 32.000 vrijwilligers actief. Het fonds heeft een Raad van Toezicht, bestaande uit 7 personen, met als voorzitter mevrouw Sybilla Dekker. De sfeer binnen het Diabetes Fonds is open en informeel. Iedereen is erg gedreven om de groeidoelstelling (5-10% per jaar) te realiseren. Er werken o.a. mensen met een commerciële achtergrond, die graag werken in een bedrijf met maatschappelijke relevantie. Wegens het aanstaande vertrek van een medewerker zijn we nu op zoek naar een Fondsenwerver (m/v) 36-40 uur Het betreft een functie binnen de afdeling Communicatie & Relatiemanagement, team fondsenwerving. Afdeling Communicatie & Relatiemanagement De afdeling is verantwoordelijk voor alle voorlichtingsactiviteiten en de fondsenwerving. De afdeling bestaat uit 13 mensen en is ingedeeld in 3 teams: Marketingcommunicatie & PR (5 personen), Collecte (2 personen), Fondsenwerving (4 personen), die ondersteund worden door een afdelingssecretaresse. De afdeling wordt aangestuurd door het Hoofd Communicatie en Relatiemanagement, tevens adjunct directeur; zij zit in het MT. De sfeer binnen de afdeling is zeer collegiaal, professioneel en resultaatgericht. Er wordt hard gewerkt en met name in campagneperiodes is het hectisch vanwege de deadlines. Het Diabetes Fonds heeft een professionele, kwalitatieve uitstraling. Er worden op communicatiegebied (met inzet van externe bureaus) mooie, effectieve campagnes gemaakt, zowel above- als below-the-line. Het team Fondsenwerving bestaat uit vier personen: een teamleider, een relatiemanager, een fondsenwerver en een medewerker relatiebeheer. Deze collega’s zorgen voor alle fondsenwervende activiteiten van het Diabetes Fonds, behalve de collecte. Het team wordt aangestuurd door de teamleider fondsenwerving, zij is verantwoordelijk voor het totale beleid en richt zich in de uitvoering met name op de particuliere donateurs en innovatie. De relatiemanager richt zich vooral op major donors, vermogensfondsen en sponsoren. De fondsenwerver richt zich op de loterijen, de online werving, werving van particuliere donateurs en innovatie. Inhoud van de functie Fondsenwerver Voor het team Fondsenwerving zoekt het Diabetes Fonds een fondsenwerver op beroepsniveau B (beroepsprofielen van het NGF), die zich zelfstandig gaat richten op een aantal taken en projecten. Het accent van de functie zal primair liggen op het uitvoeren van fondsenwervingsprojecten. De accenten in deze functie liggen op online werving, werving via een TV-uitzending en werving vanuit de database. Testen, analyseren en optimaliseren zijn eerder regel dan uitzondering, voor alle kanalen en middelen. De fondsenwerving is met name gericht op groei van het aantal donateurs. Daarvoor is een verdere professionalisering in de fondsenwerving noodzakelijk, evenals een optimale combinatie van inzet van bewezen middelen en innovatie. Vanuit de database en andere bronnen legt het Diabetes Fonds contact met donateurs en potentiële donateurs. Daarbij wil het fonds komen tot een goede afstemming tussen vraag en doelgroep. Hiervoor is ervaring nodig met het werken met databases, bestanden, selecties en segmentatie. Profiel Fondsenwerver Voor deze functie zoeken we een fondsenwerver op HBO niveau, met kennis van en ervaring in direct marketing en fondsenwerving. Hij/zij moet enerzijds in staat zijn het uitvoerende stuk zelf op te pakken door bijvoorbeeld het ontwikkelen van materialen en het coördineren van acties. Anderzijds vragen we de medewerker actief mee te denken op tactisch niveau. Hij/zij moet goed in staat zijn meerdere taken tegelijk op te pakken en toch het overzicht te houden (multitasking). Ook de analyse van resultaten is belangrijk. Naar aanleiding van de analyses kan de medewerker suggesties doen voor vervolgacties of nieuwe acties. Kennis van databasemarketing, statistiek en analyse-vaardigheden zijn daarbij van belang, evenals oog voor detail. Creativiteit in het vinden van nieuwe doelgroepen of vernieuwende manieren van benaderen is een belangrijk aspect van de functie: de fondsenwerver moet kunnen denken in mogelijkheden, niet in problemen. We zoeken een ambitieuze collega! Bij de verdere ontwikkeling van fondsenwervende middelen horen ook e-mailmarketing en internetmarketing. De nieuwe medewerker heeft hiermee, bij voorkeur, enige ervaring en wil zich hierin verder ontwikkelen. De functie biedt een goede gelegenheid om ervaring op te doen met verschillende aspecten van fondsenwerving en direct marketing en zo verder te groeien in een fondsenwervende functie. Het Diabetes Fonds biedt: Een prettige werkomgeving waarin je zelfstandig kunt werken. In 2010 stond het Diabetes Fonds in de top 25 van beste werkgevers in Nederland! Het Diabetes Fonds hanteert eigen arbeidsvoorwaarden waarin mooie regelingen zijn opgenomen. Het salaris ligt, afhankelijk van opleiding en ervaring, tussen de € 2.774 – € 3.328 (niveau 2011) bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband. Nadere informatie en reageren Als je vragen hebt over deze vacature bel dan met Machteld Papegaaij, teamleider Fondsenwerving, tel. 033 – 422 65 20. Ben jij de collega die wij zoeken? Dan zien we jouw sollicitatiebrief met CV graag tegemoet. Reacties kan je richten aan het Diabetes Fonds, t.a.v. Henny Koster, via onze sollicitatiepagina. De sluitingsdatum is vrijdag 2 december. We trachten de eerste gesprekken in week 49 of 50 te laten plaatsvinden. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.